Op De Berkenschutse gaan wij zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen. Dit is vastgelegd in het Privacyreglement van onze school (Stichting Kempenhaeghe).
De gegevens die over individuele leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dit nodig is voor het onderwijs en de begeleiding van onze leerlingen. En om dit voor hen te kunnen organiseren, zoals bij het aanvragen van een (nieuwe) toelaatbaarheidsverklaring. In het privacyreglement kunt u precies lezen wat voor onze school de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens. Of: In het privacyreglement kunt u lezen waarom en waarvoor we als school persoonsgegevens registreren.
De meeste gegevens ontvangen wij van ouders (zoals bij de inschrijving op onze school). Daarnaast registreren leraren en ondersteunend personeel van onze school gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Als het nodig is voor de juiste begeleiding van een leerling worden er soms bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, geregistreerd. Voor veel langdurig zieke leerlingen op De Berkenschutse is het op school beschikbaar hebben van recente medische gegevens essentieel. Deze medische gegevens verkrijgen wij via ouders of van derden met toestemming van ouders. Graag willen wij de geloofsovertuiging registreren zodat wij daar – zo mogelijk – tijdens het onderwijs rekening mee kunnen houden, maar het geven van deze informatie aan de school is niet verplicht.
De persoonsgegevens van leerlingen worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem. In ons leerlingvolgsysteem slaan we het voor ons verplichte ontwikkelingsperspectiefplan (opp) op, de evaluatie hiervan en de vorderingen van de leerlingen. Deze programma’s zijn beveiligd en de toegang tot de gegevens is alleen mogelijk voor medewerkers van onze school. Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkt aantal persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als hij/zij inlogt. Wij hebben met de leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De leverancier mag deze persoonsgegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven, zodat misbruik van die informatie door de leverancier wordt voorkomen.
Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie worden gecorrigeerd. Als er gegevens zijn opgeslagen die niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die gegevens te laten verwijderen. Wij kijken bij het omgaan met deze vragen wel naar de wettelijke verplichtingen. Voor vragen over het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met de mentor/leraar/ambulant begeleider van uw kind, of met de directie van de school.
Op onze school (Stichting) hebben we een privacyreglement. Hierin staat beschreven hoe we op school omgaan met persoonsgegevens, en wat de rechten zijn van ouders en leerlingen. Dit reglement is met instemming van de Medezeggenschapsraad (MR) vastgesteld.
Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school of in de nieuwsbrief, vragen wij altijd vooraf uw toestemming. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto’s omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto te plaatsen. Zie hiervoor 7.10.
De Berkenschutse hanteert de volgende wettelijke bewaartermijnen voor persoonsgegevens:
- persoonsgegevens worden tot twee jaar na uitschrijving bewaard;
- gegevens over verzuim en in-en uitschrijving worden tot na vijf jaar na uitschrijving bewaard;
- gegevens die wij verzenden bij inschrijving in een andere school voor (voortgezet) speciaal onderwijs worden drie jaar bewaard.
- De Stichting Kempenhaeghe beschikt over een wettelijk verplichte functionaris voor de gegevensbescherming. Bij het mogelijk schenden van privacyregels (conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming; AVG) door de school kunnen ouders contact opnemen met deze functionaris: fg@kempenhaeghe.nl.